Por que meus e-mails caem no spam (e como resolver)

Você manda um orçamento e o cliente não recebe. Ou recebe, mas na caixa de spam. Na maioria das vezes, o problema não é o texto do e-mail: é o domínio da empresa, que não prova para os provedores (Gmail, Outlook e outros) que o e-mail é legítimo.

Como os provedores decidem o que é spam

Quando um e-mail chega, o provedor confere se o servidor que enviou tem autorização para mandar mensagens em nome daquele domínio, se a mensagem não foi alterada no caminho e qual é o histórico de envios do domínio. Essas checagens dependem de três registros no DNS: SPF, DKIM e DMARC.

SPF: quem pode enviar pelo seu domínio

O SPF é um registro TXT que lista os servidores autorizados a enviar e-mails com o seu domínio. Se a sua empresa usa um serviço de e-mail e também um sistema que manda notificações, os dois precisam estar no SPF. O domínio deve ter um único registro SPF.

DKIM: a assinatura da mensagem

O DKIM adiciona uma assinatura digital a cada e-mail. O provedor de quem recebe confere essa assinatura com uma chave publicada no seu DNS e sabe que a mensagem saiu mesmo do seu domínio e não foi alterada.

DMARC: o que fazer quando algo falha

O DMARC diz aos provedores o que fazer com mensagens que falham no SPF ou no DKIM (entregar, mandar para o spam ou rejeitar) e para onde enviar relatórios. Ele também protege o seu domínio contra golpistas que tentam mandar e-mails se passando pela sua empresa.

Desde 2024, Google e Yahoo passaram a exigir autenticação dos remetentes, e quem envia grande volume precisa ter DMARC. Por isso, um domínio sem esses registros tem cada vez mais chance de ir para o spam.

Outros motivos comuns

• Usar um e-mail gratuito para falar em nome da empresa, o que passa menos confiança.
• Enviar para muitas pessoas de uma vez, a partir da caixa de e-mail comum.
• Mensagens só com imagem, links encurtados ou anexos pesados.
• Destinatários que marcaram mensagens anteriores como spam.

Checklist para testar

1. 01Confira se o seu domínio tem um registro SPF e se ele inclui todos os serviços que enviam e-mail por você.
2. 02Ative o DKIM no seu serviço de e-mail e publique a chave no DNS.
3. 03Publique um registro DMARC, começando no modo de monitoramento.
4. 04Mande um e-mail de teste para uma ferramenta de verificação de entregabilidade e veja o relatório.
5. 05Peça para alguém de fora responder: e-mails trocados de verdade ajudam a reputação do domínio.

A Lógica 360 configura SPF, DKIM e DMARC como parte do e-mail profissional, além das contas, do antispam e da configuração no celular da equipe.